产品规范管理系统:从纸张到数字
不久之前,在Nassaukade的各个部门成分、包装、流程和成品的规范还在厚厚的文件中储存着。每种新的规范都是手工放到文件中的。每种新改进规范的批准过程,都是通过内部邮递表格来进行的。这种令人讨厌的浪费时间的状况使每个受影响的人都很烦。想为这些主动做些什么并不是来自管理层,而是来自雇员本身。也正是出于这种崇高的动机,项目组启动了。而成果就是Interspec,一种数字化规范管理系统。同时,欧洲和世界其他地方的许多公司也得到了这种系统。” Nassaukade质保经理Bertha Bouwkamp 解释说。
Nassaukade生产大约70种不同的产品,比如Blue Band Goede Start,Croma和Becel。每种产品都有自己的成分、口味、中间产品、包装材料范围,还有处理规则和客户条款。所有相关的流程,都被写成规范了。
不久之前,这些规范是如何使用的？“所有的规范都妥善的写成表格放在文件里。像开发、生产、QA等大约八个部门中,有40名左右的员工使用它们。系统本身是无可挑剔的,只有一个问题,就是档案柜中必须装满
1997年末,一个项目组成立了。这个项目组包括所有使用规范工作的代表和一些其他相关人员。换而言之,开发是起草规范的,生产是运用规范的,QA是检查是否坚持规范的。
“这个项目好的方面,也是难的方面,就是国际形象。对规范的内容来说,就更需要与其他的联合利华公司保持一致了。系统也一样,因为每个人都使用相同的系统,所以,系统的改变必须与其他公司协调。” 荷兰Van den Bergh,IT项目经理Willie van de Burgt 解释说。“成功的关键是,我们可以开始系统实施的预先准备,然后把系统的实际结构留给Siemens/Compex IT 工厂解决方案,对他们来说,这才是核心行为。所以,这是一个双赢的局面。PMC-SC (Process Management Centre Supply Chain)的Nicholas Willcox,作为对Interspec开发和引进负责的项目经理,与所有FBE和ICFE用户一样对Interspec寄予厚望。他已经把这些希望转化到在他非凡领导下的Siemens/Compex IT工厂解决方案编程实现的软件中。此时,在该项目开始三年后,Interspec 在食品和HPC(家庭和个人护理)方面,开发了标准联合利华规范管理系统。现在在北美HPC工作的Nicholas,一直忙于试图把已经存在的Interspec实施方案与我们联系起来。”
表单
作为产品开发者,我们为所制造的产品起草技术产品规范,改良现存产品规范,为新开发产品创建新规范。过去,我们由表单起草这些提案,并送交各个批准人,他们评估规范的各个方面。其中一个表单放在信封里通过内部邮递到达员工办公室,员工还要查看提案是否还按顺序叠放。如果他有时间,他再打开信封进行审核。最终那个充满记号的表单重新又送回到开发者,他将更改提案。然后又回到批准人处。”产品开发者Marcel Segers 解释说。
“签名列表很传奇。延迟提案比接受提案更常见”,当时在那个项目中生产部门工作的Roland van den Bossche证实说。
当所有的批准都通过了,所有的签名都在表单上了,质保还得开绿灯才行。这种工作方法非常浪费时间并能导致错误和损失。通常,我们不能为规范的可操作性限定期限。Marcel Segers说:“现在纸和内部邮递都是历史了,我们都使用计算机和电子高速公路。现在我们在计算机上起草提案并通过电子方法发送给浏览人,如果他们有任何意见,再给我们e-mail回来。我们也一直精确知道提案的状态和谁在处理提案。这既快速又有效率,还节省大量时间。对我们开发人员来说,这尤为重要。因为我们用于文书工作的每个小时都是没有创造力的,没有生产效率的。”
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